Die Universität Bamberg optimiert ihr System zur Verwaltung von Studienangelegenheiten: HISinOne löst die Software HIS GX ab. Das erste Modul APP wird den Eintritt ins Studium effizienter machen. Die Umstellung im Jahr 2025 ist anspruchsvoll und zugleich ein großer Schritt in Richtung digitale Transformation – mit Herausforderungen und Chancen für alle Bereiche der Universität.
Bewerbung, Zulassung, Einschreibung: Damit alle Erstis pünktlich ins Semester starten können, gibt es in der Studierendenkanzlei komplexe, genau aufeinander abgestimmte Prozesse. Sie werden bislang mithilfe der Software HIS GX verwaltet. Doch die Gewährleistung für das System läuft aus. HISinOne heißt die neue Lösung der HIS Hochschul-Informations-System eG (HIS eG), die das Campusmanagement sukzessive übernehmen wird.
Klingt einfach, ist es aber nicht. Denn das modular aufgebaute HISinOne ist keine fertig konfigurierte Software, die direkt einsatzbereit ist. Die für die Studierendenkanzlei relevanten Module APP und STU, die Bewerbung, Studienplatzvergabe, Einschreibung sowie Studierenden- und Gebührenmanagement und Exmatrikulation abdecken, müssen individuell an die Bedürfnisse der Universität Bamberg angepasst werden. Aufwändige Prozessanalysen sind nötig, damit Abläufe so eingerichtet werden können, dass ein nutzerfreundliches und arbeitserleichterndes System entsteht.
Neue Prozesse, weniger Papier: Digitalisierung bringt Erleichterung
„Wir nutzen diese Umstellung auch, um unsere Arbeitsabläufe zu überprüfen und für alle Beteiligten effizienter zu gestalten“, sagt Katrin Kanngießer, Leiterin der Studierendenkanzlei. Dank APP wird der Bewerbungsprozess künftig vollständig digital möglich sein – von der Fächerwahl bis zum Zulassungsbescheid, auch für internationale Bewerbende. Der komplette Schriftverkehr läuft dann über ein digitales Postfach, Echtzeit-Informationen zum Bewerbungsstatus können rund um die Uhr abgerufen werden. „Das ist für alle eine große Erleichterung.“
Der Zeitplan ist eng: Bereits im Mai 2025 muss das Bewerbungsportal und damit das Modul APP einsatzfähig sein. Bis 2027 folgen STU sowie zwei weitere Module zum Doktoranden- und Alumnimanagement inklusive Career Service (DOC und ALU). Die Bedingungen sind erschwert, denn das alte System HIS GX ist derzeit noch in Betrieb und muss bis zur Einführung der neuen Module parallel betrieben und gewartet werden.
Eine Mammutaufgabe für die Fachabteilungen und IT-Expertinnen und -Experten der Universität: Unter der Leitung von Zarela Pfaff kümmert sich eine Arbeitsgruppe aus dem Dezernat Zentrale Informationssysteme um den Go-live dieser Module, derzeit von APP. Wie können die Arbeitsabläufe der Studierendenkanzlei optimal im neuen System abgebildet werden? Wie gelingt es, die bereits vorhandenen Daten ohne Qualitätsverlust in das neue System zu importieren? Das sind nur einige komplexe Themen, die das Team speziell im Bereich Softwarekonfiguration beschäftigen.
Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg: ein regelmäßiger Austausch bindet alle Beteiligten ein
Doch das Projekt geht weit über technische Fragestellungen hinaus. „Die Einführung von APP ist auch eine Koordinations- und Kommunikationsaufgabe“, sagt Zarela Pfaff. Denn die Umstellung betrifft alle Statusgruppen der Universität. Studierendenkanzlei, International Office sowie Mitglieder und Mitarbeitende der Prüfungsausschüsse der vier Fakultäten sind direkt involviert. Hinzu kommen Einrichtungen mit inhaltlichen oder technischen Schnittstellen wie der IT-Service. Mit jedem weiteren HISinOne-Modul wächst der Kreis der Beteiligten. Langfristig wird es nahezu die gesamte Universität sein.
„Damit APP optimal funktionieren kann, müssen wir die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer genau kennen“, sagt Zarela Pfaff. „Ebenso wichtig ist, dass diese die Möglichkeiten und Grenzen des Systems verstehen.“ Ein regelmäßiger Austausch zwischen allen Beteiligten und eine enge Rückkopplung an die Fachberaterinnen und Fachberater der HIS eG sind deshalb notwendig. Das HISinOne-Team investiert zudem viel Zeit, um die Prozesse der Fachbereiche zu dokumentieren und die Auswirkungen zu antizipieren, die das Spiegeln oder Verändern dieser Prozesse in HISinOne für alle Beteiligten haben.
Der 12-köpfige HISinOne-Lenkungsrat unter Leitung von Universitätspräsident Prof. Dr. Kai Fischbach und Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser begleitet das Projekt und steuert übergeordnete Themen wie Finanzierung, Personaleinsatz und Ressourcen. „Für die Universitätsleitung hat das Projekt eine hohe Priorität und erfährt breite Unterstützung“, sagt Dagmar Steuer-Flieser im Namen der Universitätsleitung. „Wir machen in extrem kurzer Zeit einen weiteren großen Schritt in Richtung digitale Transformation und Prozessoptimierung, von dem die gesamte Universität profitieren soll. Das ist überaus wertvoll und allen Beteiligten gebührt hierfür unser größter Dank.“
Nach dem Launch ist vor dem Launch: APP muss kontinuierlich weiterentwickelt werden
Die Umstellung auf HISinOne begann bereits im August 2023 mit einem Vorprojekt zu APP. Seit September 2024 läuft das Einführungsprojekt. Nach der Konfigurationsphase stehen Anfang 2025 intensive Praxistests mit den Fachabteilungen an. Doch mit der Implementierung im Mai 2025 ist die Einführung von APP noch lange nicht vollzogen. Unter anderem müssen die Fachabteilungen eingespielte Abläufe an die neue Situation anpassen: „Wir haben dann beispielsweise keinen Stapel Post von Studierenden mehr, der täglich kommt, sondern holen uns die Post digital aus dem System ab. Dafür brauchen wir einen neuen Workflow“, sagt Katrin Kanngießer.
Zudem gilt es, sich mit dem neuen System vertraut zu machen. „Es wird umfangreiche Schulungen geben“, sagt Zarela Pfaff. „Darüber hinaus werden wir das System ständig an neue rechtliche Standards oder organisatorische und inhaltliche Neuerungen in den Fachabteilungen und Einrichtungen anpassen müssen.“ Für ihr Team und die Studierendenkanzlei bleibt also nach dem Launch genug zu tun, denn die Arbeit zur Einführung des Moduls STU schließt sich nahtlos an. Dennoch ist Katrin Kanngießer von dem neuen System überzeugt. „Die Arbeitsabläufe der Studierendenkanzlei sind in sehr komplexe gesamtuniversitäre Prozesse eingebunden. Das ist uns durch die Umstellung einmal mehr bewusstgeworden. Gemeinsam mit der neuen IT-Infrastruktur haben wir nun alle Möglichkeiten, die Studierendenkanzlei zukunftsorientiert aufzustellen.“
Hochschulvertrag ermöglicht HISinOne
Die Einführung von HISinOne ist ein Projekt aus dem aktuellen Hochschulvertrag zwischen dem Freistaat Bayern und der Universität Bamberg, das bis Ende 2027 umgesetzt wird. Der Hochschulvertrag ist ein Instrument zur strategischen Hochschulsteuerung, in dem die Universität Bamberg verbindlich Schwerpunkte in insgesamt zehn Handlungsfeldern definiert hat.
Weitere Infos zum Hochschulvertrag unter: www.uni-bamberg.de/zielvereinbarung/hochschulvertrag-2023-2027